Record Retention Schedule
1.pengertian
Sebelum kita masuk ke dalam pengertian schedule, maka kita ulang sedikit masalah filing yang sudah di bicarakan
Dalam filing kita bicarakan bagai mana cara menyimpan data data ataupun surat surat perusahaan yang penting, tanpa melihat batas waktu sebenarnya berapa lama papers tersebut seharus nya di simpan untuk itu masalah kapan dan perlukah suatu papers disimpan mengetahui apa yang di namakan record retention schedule
Adapaun penegertian record retention schedule fx soedjadi adalah sebagai berikut
Record retention schedule adalah suatu kebijakan yang harus di lakukan rangka proses manajemen yaitu yang berhubungan dengan penggolongan pemilihan distribusi ataupun disposisi dari record unuk menentukan records yang mana yang perlu di tetapkan disimpan untuk selama lamanya serta jenis records mana dan dalam jangka waktu berapa lama pula dimusnahkan sudah di perlukan lagi
2. PENGGOLONGAN RECORDS
Penggolongan record ini dilakukan untuk mengantasi masalah dalam melakukan pemilihan dan menentukan kapan suatu harus du musnahkan atau di simpna untuk selamanya!
Berdasarkan pertimabangan tertentu yang di sesuaikan dengan kondisi suatu instansi, keadaan perusahaan ,kepentingan records terhhadap hasil pengambilan keputusan biaya yang harus di keluarkan serta dasar sisterm filing yang dipakai maka suatu record bias di tentukan kapan dan jenis apa yang harus di musnahkan
Adapun pengolongan records menurut fx sudjadi adalah sebagai berikut
1.records yang tidak penting
2.record yang tidak ada manfaat nya
3.record yang penting
4.records yang sangat penting
1.recors yang tidak penting
Record yang tidak penting disini dimaksudkan semua surat surat, catatan
Maupun laporan yang hanya digunakan waktu yang singkat atau bahkan hanya digunakana dalam beberapa menit saja oleh karena itu kalau records tersebut disimpan hanya akan membuang tenaga penyimpanan , biaya perawatan tempat maupun waktu sehingga sebagai records yang tudak penting ini sebaik nya di musnahkan saja
2. recors yang tidak dimanfaatkan
Maksud record disini adalah record yang masa penggunaaan nya dalam waktu yang terbatas sehingga perlu dimasukkan ke dalam file yang untuk sementara waktu disimpan untuk kemudian di musnahkan kalau sudah melewati batas waktu kadaluarsa
3. recors yang penting
Yang termasuk record ini adalah catatan atau laporan atau document yang mempunyaiwaktu penggunaannya dalam jangka waktu yang relative lama
Record ini karena mempunya usia pemakaian yang relative lama maka record ini harus dimasukkan ke dalam file yang terlah disesuiakan dengan system yang dipakai dan memerklukan pemeriksaan yang secara terus menerus
Penyimpanan records ini bias dimaksukkan kedalam almari almari atau file cabinet yang mempunyai usia pemakaian sampai sepuluh tahun sehingga keaamanan file yang disimpan terjamin
Apabila records tersebut adalah melewati batas waktunya maka records tersebut bias dimusnahkan dengan catatan menunggu pemeriksaan dari pejabat berwenang
4. records yang sangan penting
Records inilah yang akan disimpan selama lamanya sampai bangkrutnya perusahaan atau instantis yang bersangkutan. Karena records ini menyangkut segi yurudus atau historis berdirinya suatu perusahaan
Sebelum records ini disimpan pada tempat penyimpanan yang permanen records recoreds ini harus melewati proses yaitu dimasukan terlebih dahulu ke dalam tempat penyimpanan sementara bari kemudian sebelum dipindahakan ke tempat penyimpanan melalui pemeriksaan yang berwenang untuk dimasukan ke dalam tempat penyimpanan yang permanen
Tidak ada komentar:
Posting Komentar