record retentron schedule

Record Retention Schedule

1.pengertian

                Sebelum kita masuk ke dalam pengertian schedule, maka kita ulang sedikit masalah filing yang sudah di bicarakan

                Dalam filing kita bicarakan bagai mana cara menyimpan data data ataupun surat surat perusahaan yang penting, tanpa melihat batas waktu sebenarnya berapa lama papers tersebut seharus nya di simpan untuk itu masalah kapan dan perlukah suatu papers disimpan mengetahui apa yang di namakan record retention schedule

                Adapaun penegertian record retention schedule fx soedjadi adalah sebagai berikut

                Record retention schedule adalah suatu kebijakan yang harus di lakukan rangka proses manajemen yaitu yang berhubungan dengan penggolongan pemilihan distribusi ataupun disposisi dari record unuk menentukan records yang mana yang perlu di tetapkan disimpan untuk selama lamanya serta jenis records mana dan dalam jangka waktu berapa lama pula dimusnahkan sudah di perlukan lagi

2. PENGGOLONGAN RECORDS

                Penggolongan record ini dilakukan untuk mengantasi masalah dalam melakukan pemilihan dan menentukan kapan suatu harus du musnahkan atau di simpna untuk selamanya!

Berdasarkan pertimabangan tertentu yang di sesuaikan dengan kondisi suatu instansi, keadaan perusahaan ,kepentingan records terhhadap hasil pengambilan keputusan biaya yang harus di keluarkan serta dasar sisterm filing yang dipakai maka suatu record bias di tentukan kapan dan jenis apa yang harus di musnahkan

Adapun pengolongan records menurut fx sudjadi adalah sebagai berikut

1.records yang tidak penting

2.record yang tidak ada manfaat nya

3.record yang penting

4.records yang sangat penting

1.recors yang tidak penting

                Record yang tidak penting disini dimaksudkan semua surat surat, catatan

Maupun laporan yang hanya digunakan waktu yang singkat atau bahkan hanya digunakana dalam beberapa menit saja oleh karena itu kalau records tersebut disimpan hanya akan membuang tenaga penyimpanan , biaya perawatan tempat maupun waktu sehingga sebagai records yang tudak penting ini sebaik nya di musnahkan saja

2. recors  yang tidak dimanfaatkan

                Maksud record disini adalah record yang masa penggunaaan nya dalam waktu yang terbatas sehingga perlu dimasukkan ke dalam file yang untuk sementara waktu disimpan untuk kemudian di musnahkan kalau sudah melewati batas waktu kadaluarsa

3. recors yang penting  

                Yang termasuk record ini adalah catatan atau laporan atau document yang mempunyaiwaktu penggunaannya dalam jangka waktu yang relative lama

                Record ini karena mempunya usia pemakaian yang relative lama maka record ini harus dimasukkan ke dalam file yang terlah disesuiakan dengan system yang dipakai dan memerklukan pemeriksaan yang secara terus menerus

                Penyimpanan records ini bias dimaksukkan kedalam almari almari atau file cabinet yang mempunyai usia pemakaian sampai sepuluh tahun sehingga keaamanan file yang disimpan terjamin

                Apabila records tersebut adalah melewati batas waktunya maka records tersebut bias dimusnahkan dengan catatan menunggu pemeriksaan dari pejabat berwenang

4. records yang sangan penting

                Records inilah yang akan disimpan selama lamanya sampai bangkrutnya perusahaan atau instantis yang bersangkutan. Karena records ini menyangkut segi yurudus atau historis berdirinya suatu perusahaan

Sebelum records ini disimpan pada tempat penyimpanan yang permanen records recoreds ini harus melewati proses yaitu dimasukan terlebih dahulu ke dalam tempat penyimpanan sementara bari kemudian  sebelum  dipindahakan ke tempat penyimpanan melalui pemeriksaan yang berwenang untuk dimasukan ke dalam tempat penyimpanan yang permanen

FILING

FILING SYSTEMS

In civil procedure systems, filing rules can be mandatory or permissive. In a mandatory filing system, all documents of legal importance exchanged between the parties are also filed with the court, while in a permissive filing system, nothing needs to be filed until the case reaches a point where direct judicial management is absolutely necessary (such as the brink of trial).
For example, the United States federal courts operate on a mandatory filing system (with minor exceptions for the most routine discovery exchanges).^[1] In contrast, the U.S. stateof New York is notorious for its permissive filing system, which was modified in 1992 but still largely operates in its traditional form in certain lower courts.^[2]
Filing may also refer to submission of a form to a government agency, with or without an accompanying fee.

FILING METHODS

Filing traditionally has been performed by visiting a clerk at a filing window, paying a filing fee by cash, check, or credit card, and submitting the document to be filed in duplicate or even triplicate. For each document filed, the court clerk inspects the document to ensure compliance with the court's rules on how legal documents should be formatted, verifies that the filer has not been declared a vexatious litigant, and confirms that the case number and caption are for a valid case. Next, the court clerk then stamps both copies with a large stamp that indicates the name of the court and the date the document was filed, then keeps one copy for the court's files and returns one copy to the filer for the filer's own records. In courts that require triplicate submissions, the third copy is then taken (either by the clerk or by the filer) to the chambers or courtroom of the judge assigned to the case. The clerk then adds the document to the docket for the case as well as any related deadlines or events.
If the document is the first pleading filed in a case (usually the complaint), the court clerk also assigns a new case number and opens a new file for the case.
A newer phenomenon is electronic filing, in which lawyers simply upload Portable Document Format electronic documents to a secure Web site maintained either by the court (for example, the U.S. has CM/ECF) or by a private commercial service likeLexisNexis. This is convenient in that many courts can now accept filings at all hours, rather than only during regular business hours. Where e-filing is in effect, the filer is normally required to lodge a "courtesy copy" (that is, a conventional paper copy) at the chambers of the assigned judge by the next business day. The courtesy copy of the filing is merely used to decide the motion at issue and is discarded when no longer needed, since the electronic file is now the court's master copy of the case file.
A few progressive courts, such as the U.S. District Court for the District of Nevada, now work primarily with electronic files and have abolished the courtesy copy requirement for small filings below a certain number of pages.

FILING FEES

Generally, filing fees are controversial because they impede access to justice. Although American litigants complain about fees all the time (for example, it costs $400 to file a complaint in Los Angeles), the American system is considered to be quite plaintiff-friendly by lawyers.
Many legal systems have filing fees for complaints that are proportional to the amount sought. Thus, the greater the damages sought, the higher the fee to file.
Even when one seeks a waiver for grossly unfair fees, courts tend to waive only the amount in excess of the plaintiff's total assets, with the perverse result that just to initiate a meritorious case, an already severely injured or damaged plaintiff may have to gobankrupt. The inherent unfairness of this system as actually implemented in Austriaresulted in a U.S. Supreme Court decision, Republic of Austria v. Altmann (2004)

KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI1. PENGERTIAN ORGANISASI
Komunikasi berasal dari bahasa latin “communis” atau ‘common” dalam Bahasa Inggris yang berarti sama. Berkomunikasi berarti kita berusaha untuk mencapai kesamaan makna, “commonness”. Atau dengan ungkapan yang lain, melalui komunikasi kita mencoba berbagi informasi, gagasan atau sikap kita dengan partisipan lainnya. Kendala utama dalam berkomunikasi adalah seringkali kita mempunyai makna yang berbeda terhadap lambang yang sama.
2.Bagaimana cara menyalurkan ide dalam komunikasi
Komunikasi dalam organisasi sangat penting karena dengan adanya komunikasi maka seseorang bisa berhubungan dengan orang lain dan saling bertukar pikiran yang bisa menambah wawasan seseorang dalam bekerja atau menjalani kehidupan sehari-hari. Maka untuk membina hubungan kerja antar pegawai maupun antar atasan bawahan perlulah membicarakan komunikasi secara lebih terperinci.
Dalam menyalurkan solusi dan ide melalui komunikasi harus ada si pengirim berita (sender) maupun si penerima berita (receiver). Solusi-solusi yang diberikan pun tidak diambil seenaknya saja, tetapi ada penyaringan dan seleksi, manakah solusi yang terbaik yang akan diambil, dan yang akan dilaksanakan oleh organisasi tersebut agar mencapai tujuan, serta visi, misi suatu organisasi.
Akan tetapi dalam prakteknya proses komunikasi harus melalui tahapan-tahapan yang kadang-kadang tidak begitu mudah. Adapun tahapan-tahapan tersebut adalah sebagai berikut:
I. IDE (gagasan) => Si Sender
2. PERUMUSAN
Dalam perumusan, disini ide si sender disampaikan dalam kata-kata.
3. PENYALURAN (transmitting)
Penyaluran ini adalah bisa lisan, tertulis, mempergunakan symbol, atau isyarat dsb.
4. TINDAKAN
Dalam tindakan ini sebagai contoh misalnya perintah-perintah dalam organisasi dilaksanakan.
5. PENGERTIAN
Dalam pengertian ini disini kata-kata si sender yang ada dalam perumusan tadi menjadi ide si receiver.
6. PENERIMAAN
Penerimaan ini diterima oleh si penerima berita (penangkap berita).
Dalam membina kerja sama dalam kelompok inilah yang nantinya digunakan dalam rangka membina koordinasi organisasi kesatuan gerak dan arah yang sesuai dengan arah dan tujuan organisasi.
Agar tercapai koordinasi dalam kerjasama pada organisasi itu sangat penting dilaksanakannya komunikasi yang setepat-tepatnya dan seefektif mungkin sehingga koordinasi dan kerjasama benar-benar dapat dilaksanakan setepat-tepatnya juga.
Suatu keputusan adalah rasional secara sengaja bila penyesuaian-penyesuaian sarana terhadap hasil akhir dicoba dengan sengaja oleh individu atau organisasi, dan suatu keputusan adalah rasional secara organisasional bila keputusan diarahkan ke tujuan-tujuan individual.
Pengambilan keputusan juga sangat memerlukan komunikasi yang setepat-tepatnya, karena dalam akhir dari pengambilan keputusan tersebut hendaknya juga merupakan pencerminan dari adanya koordinasi dan kerjasama yang tercipta dalam lingkungan perusahaan atau lingkungan organisasi.
3.Hambatan-hambatan Komunikasi
1. Mendengar.
Biasanya kita mendengar apa yang ingin kita dengar. Banyak hal atau informasi yang ada di sekeliling kita, namun tidak semua yang kita dengar dan tanggapi. Informasi yang menarik bagi kita, itulah yang ingin kita dengar.
2. Mengabaikan informasi yang bertentangan dengan apa yang kita ketahui.
3. Menilai sumber.
Kita cenderung menilai siapa yang memberikan informasi. Jika ada anak kecil yang memberikan informasi tentang suatu hal, kita cenderung mengabaikannya.
4. Persepsi yang berbeda. Komunikasi tidak akan berjalan efektif, jika persepsi si pengirim pesan tidak sama dengan si penerima pesan. Perbedaan ini bahkan bisa menimbulkan pertengkaran, diantara pengirim dan penerima pesan.
5. Kata yang berarti lain bagi orang yang berbeda. Kita sering mendengar kata yang artinya tidak sesuai dengan pemahaman kita. Seseorang menyebut akan datang sebentar lagi, mempunyai arti yang berbeda bagi orang yang menanggapinya. Sebentar lagi bisa berarti satu menit, lima menit, setengah jam atau satu jam kemudian.
6. Sinyal nonverbal yang tidak konsisten.
Gerak-gerik kita ketika berkomunikasi – tidak melihat kepada lawan bicara, tetap dengan aktivitas kita pada saat ada yang berkomunikasi dengan kita-, mampengaruhi porses komunikasi yang berlangsung.
7. Pengaruh emosi.
Pada keadaan marah, seseorang akan kesulitan untuk menerima informasi. apapun berita atau informasi yang diberikan, tidak akan diterima dan ditanggapinya.
8. Gangguan.
Gangguan ini bisa berupa suara yang bising pada saat kita berkomunikasi, jarak yang jauh, dan lain sebagainya.

TATA KERJA.PROSEDUR KERJA DAN SISTEM KERJA

1. PENGERTIAN TATA KERJA, PROSEDUR KERJA, SISTEM KERJA DAN CONTOHNYA

- Tata kerja
Tata kerja merupakan cara pekerjaan dengan benar dan berhasil guna atau bias mencapai tingkat efisien yang maksimal.
#contoh:

- Prosedur
Prosedur merupakan tahapan dalam tata kerja yang harus dilalui suatu pekerjaan baik mengenai dari mana asalnya dan mau menuju mana, kapan pekerjaan tersebut harus diselesaikan maupun alat apa yang harus digunakan agar pekerjaan tersebut dapat diselesaikan.

- Sistem
Sistem merupakan susunan antara tata kerja dengan prosedur yang menjadi
satu sehingga membentuk suatu pola tertentu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan.

- Contohnya :
- Stabilitas : maksudnya bahwa system, tata, dan prosedur kerja itu harus
mengandung unsur tetap sehingga menjamin kelancaran dan kemantapan
kerja.
- Fleksibilitas : artinya bahwa dalam pelaksanaanya tidak kaku tetapi harus
luwes yaitu masih memungkinkan diadakannya saling pergantian
tugas.
Contoh :
Salah seoerang tidak masuk atau kebetulan salah satu mesin macet, maka pekerjaan harus tetap dapat terlaksana dan diselesaikan.

2. ANALISA JABATAN, JOB DESCRIPTION, DAN JOB SPESIFICATION

- Analisa Jabatan
Analisa jabatan adalah suatu proses pemahaman yang mendalam tentang isi
dan karakteristik suatu jabatan. Uraian jabatan ( job description) pada
prinsipnya merupakan produk utama dari studi analisa jabatan.

- Job Description dan Job Requirement / Job Specification
Persyaratan jabatan merupakan hasil sampingan dari studi analisa jabatan dan
terpisah dari uraian jabatan sebagai produk utama analisa jabatan.
Isi dari jabatan uraian jabatan merupakan informasi tentang suatu jabatan
yang membedakannya dengan jabatan lainnya. Ciri khas uraian jabatan adalah
menggambarkan apa, mengapa, bagiamana, dan kapan / dimana jabatantersebut
ditempatkan dan dilaksanakan.
Sedangkan Job Requirment / Job Specification merupakan persyaratan utama
dari seseorang pemangku jabatan (job holder) untuk menduduki jabatan
tersebut.
Sedangkan isi dari persyaratan jabatan biasanya terdiri dari Pendidikan
Formal,Pengalaman Kerja, pelatihan, Persyaratan Fisik, Persyaratan
Psikologis, kemampuan khusus.